Input-Management
Die Erfassung von Dokumenten ist eine Herausforderung im Spannungsfeld zwischen Qualität und Wirtschaftlichkeit.
Worum geht es ?
Die codecentric AG gestaltet mit ihren und für ihre Kunden Input-Management-Systeme (Capturing-Systeme). Typischerweise stehen diese am Beginn des Geschäftsprozesses und bilden die notwendige Grundlage für weitere maschinell unterstützte Arbeitsschritte. Mit unseren Kunden optimieren wir den gesamten Ablauf aus Vorbereitung, Scannen, Erkennungstechnologien und manuellen Verschlagwortungen. Das Ziel ist es, aus den vorhandenen Eingangskanälen (Papier, eMail, Fax etc.) den nachfolgenden Systemen zeitnah vollständige und korrekte Daten (bestend aus Images und Metadaten) bereit zu stellen. Die Metadaten werden über Erkennungs-Systeme, d.h. diverse Techniken zur Klassifikation und Daten-Extraktion, ermittelt. Die Basis dafür ist OCR (Optical Character Recognition).
Qualitätsmerkmale
Die Erfassung ist kein Selbstzweck, sondern eine Dienstleistungs-Technologie, die die Anforderungen aus den nachfolgenden Bereichen optimal umsetzen muss. Sie kann – und sollte aus unserer Sicht – im Sinne eines als SLA-Gebers betrachtet werden. Diese Faktoren bestimmen dabei die Qualität einer Erfassungslösung:
- Durchsatz (Menge an Seiten / Dokumente je Zeiteinheit)
- Korrektheit der Dokumentgrenzen und der Metadaten
- Abbildgenauigkeit / Bildqualität
- Vollständigkeit
Aus unserer Sicht ist ein Input-Management-System ein System zur Datenerfassung. Die o.a. Qualitätsmerkmale können nur erreicht werden, wenn bei der Gestaltung des Systems der Gesichtspunkt der Erfassung in den Vordergrund gerückt wird, und nicht Erfassung mit Sachbearbeitung verwechselt wird. Mithin ist die maschinelle Erkennung im Rahmen des Input-Managements keine zwingende Voraussetzung für eine Dunkelverarbeitung, sondern eher typisch. Interessante Details zur Abgrenzung sind in unserem Blogeintrag zu diesem Thema erläutert.
Produkte
Zahlreiche Grundfunktionen im Input-Management sind über Unternehmensgrenzen hinweg vergleichbar. Somit weisen Lösungen einen hohen Anteil an Standard-Software auf. Basierend auf den Qualitätsansprüchen der codecentric AG arbeiten wir mit den Produkten der führenden Hersteller Kofax, foxray und Paradatec. Die Qualität der Produkte sowie die Erfahrungen unserer Berater bieten für uns die Gewähr für optimal umgesetzte Projekte.
Freiform-Erkennung
Die Freiform-Erkennung bildet die Königssdisziplin im Input-Management. Wenn sich das Beleggut zu spürbaren Anteilen aus nicht normierten Dokumenten (z.B. Formularen) zusammen setzt, dann benötigt man für die effiziente Erfassung ein Produkt zur Freiform-Erkennung. Sie abstrahieren vom optischen Aufbau der Dokumente und ermitteln die Metadaten über eine Kombination von intelligenten Erkennungsverfahren. Die codecentric AG verwendet hierfür Kofax Transformation Modules (KTM) und Paradatec PROSAR-AIDA. Beide Produkte haben sich in zahlreichen Projekten etabliert. Die Leistungsfähigkeit der Software ist jedoch nur eine notwendige Bedingung für ein erfolgreiches Projekt. Darüber hinaus sind technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, über die wir in diesem Artikel ausführlich berichten.
Input-Management für Sparkassen der Finanz Informatik
Die IT-Dienstleister der Sparkassen, die Sparkassen Informatik, bietet seinen Kunden ein Zentrales Dokumenten Archiv (ZDA) für die rechtssichere Ablage von Dokumenten. Die codecentric AG ist seit 1996 Partner der Finanz Informatik im Bereich der Archivierung und der Erfassung. Die PMS-Produktsuite der codecentric AG bildet den optimalen Product-Stack für ein effizientes Input-Management für Sparkassen und deren Dienstleister. Das Kernprodukt PMSIndex ist ein Kofax Capture Custom Module und stellt damit das optimale Bindeglied zwischen Kofax Capture und dem OSPlus der Finanz Informatik dar.
Input-Management für Medizinisches Beleggut
Medizinisches Beleggut stellt eine besonderen Herausforderung für Erkennungs-Systeme dar, da es sich typischerweise um ein hohes Datenvolumen je Beleg, eine hohe Varianz der Ausprägungen sowie um mitunter schlechte Qualität der zugrunde liegenden Belege handelt. Für diesen Anwendungsfall setzt die codecentric AG auf PROSAR-AIDA von Paradatec ein. Die Productsuite umfasst die notwendigen Spezial-Module für GOÄ/GOZ, PZN und Apothekennummer zur Abdeckung von allen Anforderungen in diesem Umfeld.
