DOK Magazin 06/11

Freiform-Erkennung für Posteingangs-Dokumente

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Bei der Digitalisierung von Dokumenten, z.B. des Posteingangs, wirft die Einführung eines entsprechenden Workflows eine Reihe von Fragen auf. Denn vor allem die manuelle Verschlagwortung von gescannten Dokumenten ist ein aufwändiges Verfahren: Jedes Dokument muss einzeln gesichtet und bewertet werden, bevor die beschreibenden Metadaten manuell erfasst werden können. Dass dies viel Zeit und Geld kostet, liegt auf der Hand. Ein weiterer, gewichtiger Nachteil dieses Verfahrens ist, dass die Qualität der erfassten Daten stark abhängig von der Motivation und der Erfahrung der am Prozess beteiligten Mitarbeiter ist.
Im Vergleich zur manuellen Erfassung versprechen Dokumenten-Erkennungssysteme (OCR/ICR) Verbesserungen hinsichtlich des Duchsatzes, der Qualität und insbesondere der Wirtschaftlichkeit. Vor allem auch deswegen, weil sich das Leistungsspektrum der verfügbaren Produkte in den letzten 15 Jahren deutlich ausgeweitet hat von einer rein formularorientierten hin zu einer Freiform-Erkennung von unstrukturierten Dokumenten, also einer Erkennung ohne vorherige Kenntnis von Layout und Struktur. Das ist auch der Grund, warum sich ihr Einsatzbereich mittlerweile bis in den Posteingang von Versicherungen und Banken erstreckt.

Systematische Implementierung ist Voraussetzung

An die Einführung eines Erkennungssystems sind gewöhnlich hohe Erwartungen geknüpft. Nicht zuletzt durch pauschale, vertrieblich motivierte Aussagen von Herstellern und Integratoren hinsichtlich der Leistungsfähigkeit ihrer Produkte wird die Hoffnung geschürt, schon eine reine Installation der Software sei die einzige Voraussetzung, um in der Posteingangsbearbeitung Ineffizienz in Effizienz umzuwandeln und hohe Einsparpotentiale zu realisieren. Insbesondere Produkte für die Freiform-Erkennung im Posteingang kranken an diesem Umstand – und nicht selten werden derartige Erwartungen in der Praxis nicht erfüllt. Allerdings liegt die Ursache meist nicht in der mangelnden Leistungsfähigkeit der Produkte selbst, sondern in der ungenügenden Beauftragung oder Durchführung der Implementierung. Im Folgenden möchten wir daher eine allgemeine und produktneutrale Darstellung geben, welche Methodik ein Projekt der Freiformerkennung umfassen sollte, um einen möglichst hohen Nutzen aus der Einführung eines solchen Systems zu ziehen und diesen dauerhaft zu erhalten. (…)

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