KI am Messestand: Leads per Spracheingabe in Sekundenschnelle sichern
Mit einem maßgeschneiderten, datensouveränen KI-Agenten automatisiert der Verpackungsspezialist Jokey die Leaderfassung auf der Messe und schließt die Lücke zum CRM-System.
Die Jokey Group ist ein Unternehmen der Kunststoff verarbeitenden Industrie. Seit mehr als 55 Jahren steht der Name Jokey für hohe Expertise im Kunststoffspritzguss und kundennahen Service. Mit 2.100 Mitarbeitern produziert die Unternehmensgruppe in 14 Werken in 11 Ländern und beliefert Kunden in rund 80 Ländern. Das 1968 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz im deutschen Wipperfürth wird in der zweiten und dritten Generation von der Familie Kemmerich geführt. Die im Jahr 2023 gelaunchte Tochtermarke KeepIn bildet die Mehrwegsparte Jokeys ab und führt unter anderem Trays, Bowls sowie Kaffee-Cups verschiedener Größen im Sortiment. Alle Produkte sind individualisierbar und werden in Deutschland hergestellt.
Das Projekt auf einen Blick
- 320 digitale erfasste Messe-Leads direkt im Anschluss an Kundengespräche unter Umgehung manueller CRM-Eingaben
- Entwicklung eines datensouveränen KI-Agenten zur vollautomatischen Analyse von Visitenkarten-Fotos und Sprachnotizen
- Lokales Deployment auf einer eigenen Nvidia-Infrastruktur (DGX-Spark) für maximale Unabhängigkeit
- Reduzierung des Erfassungsprozesses pro Kontakt in Minuten inklusive Feedbackschleife
- Fehlerfreie Interaktion mit dem Agenten führt zu hoher Akzeptanz im Vertriebsteam
- Agiles und erfolgreiches Setup in einer Punktlandung von nur sechs Wochen pünktlich zum Messebeginn
Ausgangssituation
Alle drei Jahre trifft sich die weltweite Verpackungsbranche auf der Interpack – für die Jokey Group das wichtigste Vertriebsevent des Jahres. 27 international eingeflogene Vertriebsmitarbeiter betreuen den Messestand und führen in nur einer Woche zwischen über 300 intensive Kundengespräche. Die anschließende Nachbereitung dieser Kontakte stellte das Team in der Vergangenheit vor Herausforderungen: Wichtige Notizen wurden mühsam handschriftlich auf Papier festgehalten oder mussten abends am Laptop nachgetragen werden.
Dieser manuelle Prozess bedeutete nicht nur eine hohe Arbeitslast für den Vertrieb, sondern erzeugte auch eine Lücke in der Datenkette. Das interne CRM-System wurde von den Mitarbeitenden aufgrund mangelnder Benutzerfreundlichkeit ungern genutzt. Die wertvollen Messe-Leads landeten daher häufig nicht im System. Ohne diese Datenbasis war es für das Management jedoch schwer möglich, verlässliche Umsatzprognosen zu erstellen, Statistiken zu pflegen oder die Vertriebs-Pipeline effizient zu steuern. Jokey suchte daher nach einer einfachen, modernen Lösung, die die Gesprächsdaten des Vertriebs direkt vom Messestand ohne Hürden in die Systeme überträgt.
Lösung
In einer agilen Projektlaufzeit von nur sechs Wochen entwickelte codecentric einen maßgeschneiderten KI-Agenten, der direkt an der Schnittstelle des Vertriebs ansetzt. Das User Interface basiert auf der Open-Source-Oberfläche Open WebUI, die optisch an ChatGPT angelehnt ist. Für den Vertrieb ist die Bedienung denkbar einfach: Unmittelbar nach einem Gespräch fotografiert der Mitarbeiter den Messe-Badge oder die Visitenkarte des Kontakts und spricht eine kurze Notiz in sein Smartphone.
Hinter der Benutzeroberfläche arbeitet ein von codecentric entwickeltes Plug-in, das auf einem LLM-Agenten basiert. Dieser steuert im Hintergrund smarte Werkzeuge an: Ein Machine-Learning-Modell übernimmt die automatisierte Bildanalyse und liest die Kontaktdaten aus dem Foto, während ein weiteres Tool die Sprachnachricht präzise transkribiert. Ein großes Sprachmodell (Qwen 35B) analysiert die Absicht (User Intent) des Vertrieblers. Der Agent erkennt selbstständig, ob ein neuer Datensatz angelegt oder ein bestehender Kontakt aktualisiert werden muss, fügt Dummy-Parameter bei unvollständigen Badges hinzu und bereitet die Daten strukturiert auf. Bevor die Informationen über eine eigens geschriebene Schnittstelle live in das CRM-System fließen, prüft der Vertriebler die Daten in einer kurzen, interaktiven Feedbackschleife im Chatfenster und gibt sie per Nachricht frei.
Eine technische Besonderheit unterstreicht den strategischen Ansatz: Das gesamte System läuft nicht in der Cloud, sondern vollkommen lokal auf einer unternehmenseigenen Nvidia DGX-Spark bei Jokey. Diese Mini-Grafikkarten-Server-Infrastruktur garantiert dem Mittelständler absolute Datensouveränität und Unabhängigkeit bei gleichzeitig geringen Betriebskosten. Python und FastAPI im Backend sorgen für die nötige Performance.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die enge, iterative Zusammenarbeit: Schon nach zwei Wochen testeten Vertriebler erste Prototypen. Durch dieses frühe Feedback konnten Edge Cases frühzeitig abgefangen werden. Das große Engagement des internen Jokey-Projektteams und der Anwender sicherte dabei eine maximale Akzeptanz des neuen Tools von Tag eins an.
Ergebnis
Das Projekt erzielte pünktlich zur Interpack eine exakte Punktlandung. Der Business Value zeigte sich sofort im harten Messealltag: Über 2.000 Chatinteraktionen wurden in der Messewoche nahezu fehlerfrei verarbeitet. Der gesamte Prozess vom Einsprechen bis zur finalen Speicherung im CRM-System dauerte im Schnitt gerade einmal eine Minute. Vertriebsmitarbeiter konnten Leads noch am Messestand zwischen zwei Terminen finalisieren, anstatt handschriftliche Notizen anzuhäufen.
Der entscheidende Erfolg liegt jedoch im „Doppelschlag“ für das Unternehmen: Zum einen wurde die administrative Last des Vertriebsteams minimiert. Zum anderen füllte sich das CRM-System erstmals automatisiert mit validen, strukturierten Echtzeitdaten. Den Anschluss an eine lückenlose Pipeline, die präszise Prognosen zulässt, wird im nächsten Use Case des Projektes bearbeitet.
Christof Kölschbach
Managing Director (CSO), Jokey Gummersbach SE
Die erfolgreiche Einführung dieses KI-Agenten zeigt, welches Potenzial in der intelligenten Unterstützung von Vertriebsprozessen steckt. Wir sehen darin einen wichtigen Schritt hin zu einer Zukunft, in der KI administrative Aufgaben automatisiert, Wissen verfügbar macht und unseren Mitarbeitenden mehr Zeit für das Wesentliche gibt: die Entwicklung starker Kundenbeziehungen.
Christof Kölschbach
Managing Director (CSO), Jokey Gummersbach SE
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Daniel Töws
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