Komplexe Geschäftsprozesse mit individuellen Jira-Apps optimieren

Wie die PROTONES GmbH & Co. KG mit dem „Epic Organizer“ die tägliche Arbeit in Jira deutlich vereinfachen konnte.

Die PROTONES GmbH & Co. KG ist ein projekt- und serviceorientiertes Technologieunternehmen für Event-, AV- und Medientechnik. Das Unternehmen plant, integriert und betreut technische Systeme für Veranstaltungsstätten, Unternehmen, Kultur- und Bildungseinrichtungen sowie maritime Betreiber. Das Leistungsspektrum reicht von der technischen Planung und Umsetzung bis hin zu Service, Wartung und Support im laufenden Betrieb. Im maritimen Umfeld unterstützt PROTONES insbesondere Kreuzfahrtunternehmen bei der Realisierung und Betreuung von Entertainment-, Medien- und AV-Systemen. Im Fokus steht dabei nicht die einzelne Komponente, sondern das zuverlässige Zusammenspiel aller Systeme über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Das Projekt auf einen Blick

Mehr Überblick in Jira: Komplexe, verknüpfte Vorgänge strukturiert dargestellt und schneller erfassbar
Passgenau statt Standardlösung: Individuelle Jira-Erweiterung exakt zugeschnitten auf die Anforderungen des Kunden

Effizientere Prozesse: Wichtige Aktionen direkt aus der Übersicht heraus erledigen statt manuell navigieren
Schnell umgesetzt, sofort wirksam: Entwicklung in wenigen Tagen mit direktem Mehrwert für die Anwender*innen

Ausgangssituation

Die PROTONES GmbH & Co. KG ist ein Full-Service-Technikpartner für anspruchsvolle Projekte rund um Veranstaltungstechnik und spezialisierte Services. Entsprechend vielfältig sind auch die internen Abläufe: Personalplanung, Materialbeschaffung, Disposition, Recruiting, Support- und Verwaltungsprozesse greifen ineinander und müssen effizient gesteuert werden.

Um diese Prozesse zentral abzubilden, stieg PROTONES auf Jira Service Management als zentrale Business-Plattform um. Mit zunehmender Nutzung stieg jedoch auch die Komplexität. Zahlreiche Vorgänge waren miteinander verknüpft, Informationen verteilten sich über unterschiedliche Prozesse und Bearbeiter*innen verloren schnell den Überblick.

Vor allem in operativen Situationen wurde das zum Problem: Mitarbeitende mussten relevante Vorgänge erst händisch suchen, Zusammenhänge manuell nachvollziehen und sich durch umfangreiche Listen arbeiten. Standardlösungen aus dem Atlassian Marketplace wurden geprüft, konnten die spezifischen Anforderungen von Protones jedoch nicht ausreichend erfüllen.

Lösung

codecentric entwickelte in Abstimmung mit PROTONES eine maßgeschneiderte Erweiterung für Jira: den „Epic Organizer“.

Die individuelle Forge-App wurde gezielt dafür konzipiert, verknüpfte Vorgänge übersichtlich darzustellen und für Anwender*innen schneller nutzbar zu machen. Statt unstrukturierter Listen erhalten Bearbeiter*innen nun eine klar gegliederte Ansicht aller relevanten Themen – sortiert nach Typ, Kontext oder Bearbeitungsbedarf.

Zusätzlich lassen sich zentrale Aktionen direkt aus der Übersicht heraus durchführen, beispielsweise:

Zuständigkeiten anpassen
Status ändern
zusammenhängende Vorgänge schneller bearbeiten
relevante Informationen gezielt filtern

Technisch wurde die Lösung als schlankes Custom Plugin direkt in Jira integriert. Von der ersten Idee bis zur produktiven Umsetzung vergingen nur wenige Wochen, die eigentliche Entwicklungszeit betrug lediglich vier Tage.

Ergebnis

Mit dem „Epic Organizer“ konnte die PROTONES GmbH & Co. KG die tägliche Arbeit in Jira deutlich vereinfachen. Mitarbeitende finden relevante Informationen schneller, behalten auch bei vielen verknüpften Vorgängen den Überblick und können Prozesse effizienter steuern.

Gleichzeitig profitierte das Unternehmen von einer Lösung, die exakt auf die eigenen Anforderungen zugeschnitten ist – ohne unnötige Zusatzfunktionen externer Standard-Apps oder zusätzliche laufende Lizenzkosten.

Das Projekt zeigt beispielhaft, wie auch kleinere, gezielte Individualentwicklungen einen spürbaren Mehrwert schaffen können: schnell umgesetzt, wirtschaftlich sinnvoll und mit direktem Nutzen im Arbeitsalltag. Aufgrund des positiven Erfolgs sind bereits weitere gemeinsame Ausbaustufen und zusätzliche Apps in Planung.

Katharina Flor

Strategic Process & Software Product Development, PROTONES GmbH & Co. KG

Für uns war schnell klar, dass eine individuelle Lösung deutlich besser zu unserem Use Case passt als ein generisches Marketplace-Produkt. Die Zusammenarbeit mit codecentric hat gezeigt, wie viel Potenzial in maßgeschneiderter Software steckt: Wir hatten sowohl die strategische Beratung als auch die technische Umsetzung aus einer Hand. Gemeinsam konnten wir nicht nur die fachlichen Anforderungen sauber schärfen, sondern dank der Forge Plattform auch sehr schnell eine Lösung entwickeln, die exakt auf unsere Prozesse zugeschnitten ist und im Alltag wirklich funktioniert.

Katharina Flor

Strategic Process & Software Product Development, PROTONES GmbH & Co. KG

Noch Fragen zum Projekt?

Hast auch du Use Cases in Jira, die mit den Standardlösungen oder vorgefertigten Plug-ins nicht bedient werden können? Dann melde dich jetzt bei mir!

Adrian Voigt

Head of Collaboration Solutions