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Bewerbermanagement mit Jira: Effiziente und datenschutzkonforme Prozesse für das Peer-Recruiting
Dank einer maßgeschneiderten End-to-End-Lösung auf Basis von Jira bearbeitet das codecentric HR-Team Bewerbungen schnell und sicher.
2.000
bearbeitete Bewerbungen pro Jahr
Maßgeschneiderte Lösung auf Basis von Jira, die alle Anforderungen integriert
100 %
Datenschutzkonformes Bewerbermanagement
End-to-End-Integration: von der Ausschreibung über die Bewerbung bis hin zum Vertrag & Onboarding
Herausforderungen
Das codecentric HR-Team arbeitet seit Jahren nach dem Konzept des Peer-Recruiting. Das bedeutet: Nicht nur das HR-Team und Standort-/Teamleitung sind an der Auswahl der potenziellen Kolleg*innen beteiligt sind, sondern auch weitere Teammitglieder. So ist an manchen Standorten nur ein Teil der Teams am Recruiting neuer Kolleg*innen beteiligt, an anderen ganze Teams. Das macht den Prozess komplex, insbesondere die Abbildung der Rollen im Bewerbungsprozess hat es in sich.
Bisher lief bei codecentric das Bewerbermanagement und die Kommunikation mit den Bewerber*innen über HubSpot & E-Mail. Datenschutzthemen ließen sich in dieser Tool-Kombination nur schwer oder unvollständig abbilden. Daher wünschte sich das HR-Team eine neue Lösung, die nicht nur einen vollständigen Datenschutz, sondern auch mehr Benutzerkomfort und Effizienz im Bewerbermanagement bietet.
Die neue Lösung sollte diese Kriterien erfüllen:
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- Einfache Bedienung des Bewerbungsformulars
- Leichte Kommunikation mit den Bewerber*innen
- Schnelle, flexible und und transparente Kommunikation mit allen Personen, die am Recruiting-Prozess beteiligt sind
- Hohe Automatisierung, um manuelle Tätigkeiten zu minimieren
- Absolute Datenschutzkonformität
Die codecentric Personalabteilung sprach mit Lösungsanbietern und testete einige Systeme. Leider erfüllten die Systeme die Anforderungen nicht. Es fehlte die notwendige Flexibilität und Funktionalität, um die vielfältigen, standortspezifischen Auswahlprozesse und die Rollen im Peer-Recruiting-Prozess abzubilden. Ein Muss-Kriterium.
Lösung
Mit der Funktionsvielfalt, der leichten Anpassbarkeit an neue Anforderungen und dem flexiblen Berechtigungssystem überzeugte Jira von Atlassian das HR-Team. Mit Jira können Bewerbungen nicht nur datenschutzkonform bearbeitet werden, sondern es lassen sich je Bewerbung und Phase die Freigaben auf eine Bewerbung flexibel ändern. Ein weiteres Plus: Jira wird bei codecentric bereits unternehmensweit eingesetzt und entsprechendes Know-how inhouse ist vorhanden. Das machte die Einführung deutlich einfacher.
Unser Ziel war es, ein Tool auf Basis von Jira zu entwickeln, welches genau die beschriebenen Anforderungen erfüllt. Entsprechend haben wir Jira Apps (Plugins) konfiguriert, sodass Berechtigungskonzepte, Workflows, Formulare, Dashboards, Berichte und Benachrichtigungen individualisiert und übergreifend (End-to-End) unterstützt werden.
Hierbei war insbesondere die bidirektionale Integration in die Website herausfordernd, denn die Ausschreibungen in Richtung Website und die Bewerbungen in Richtung Jira sollten sich reibungslos synchronisieren. Eine weitere Herausforderung stellte die Integration ins zentrale User-Management (LDAP) dar. Ein durchdachtes Gruppen- und Berechtigungskonzept koordiniert nun automatisch die entsprechenden organisatorischen Einheiten (wie z.B. Teams, Standorte und Abteilungen), was die manuelle Pflege der User und Gruppen erheblich reduziert.
Ergebnis
Das Bewerbermanagement mit Jira ist seit Januar 2021 in Betrieb. Heute werden ca. 2.000 Bewerbungen über die Jira-Lösung bearbeitet. Die End-to-End-Integration bildet alle Arbeitsschritte im Peer-Recruiting-Prozess ab – von der Ausschreibung der Stelle auf der Webseite bis zur Erstellung der Vertragsunterlagen.
Mehr Effizienz und weniger Aufwand im Bewerbermanagement – so lässt sich der Nutzen zusammenfassen. Das Team muss nicht mehr zwischen den verschiedenen Tools wechseln, sondern arbeitet zeitsparend in einer Oberfläche. Ein weiterer Vorteil: Da Jira bereits im Unternehmen etabliert war, konnte das Team die vorhandene Instanz für das neue Bewerbermanagement nutzen und es entstanden keinerlei Lizenzkosten. Darüber hinaus können Prozesse dank der gut skalierbaren Infrastruktur einfach angepasst und neue Prozesse unkompliziert hinzugefügt werden. Der größte Mehrwert des neuen Bewerbermanagement liegt jedoch in der deutlich verbesserten Kommunikation zwischen den Beteiligten, der sicheren Datenschutzkonformität und den individuellen Peer-Recruiting-Prozessen im Einklang mit den Anforderungen der einzelnen Standorte.
Auf einen Blick: Peer-Recruiting mit Jira
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- Vollständig integrierte End-to-End Lösung
- Optimal auf die internen Abläufe angepasst mit granular regelbarer Rollenverteilung für das Peer-Recruiting
- Überschaubare Investition aufgrund geringer Lizenzkosten
- datenschutzkonformes Bewerbermanagement
Dank des Recruiting-Tools auf Basis von Jira sind wir in der Lage, unsere Bewerbungen schnell, effizient, sicher und individuell zu bearbeiten. Das flexible Berechtigungskonzept erlaubt es uns, den Bewerbungsprozess im Sinne des Peer Recruiting und nach individuellen Wünschen einzelner Standorte/Abteilungen zu gestalten. Für uns ist Jira das perfekte, datenschutzkonforme Tool, welches unserem flexiblen Peer-Recruiting Rechnung trägt und uns unseren Arbeitsalltag erleichtert.
Olga Spivak
Mit dem neuen Tool sehe ich einfach und übersichtlich, wer aus dem Team über welche Rechte verfügt und die Bewerbung einsehen oder bearbeiten kann. Die beteiligten Kolleg*innen lassen sich einfach für die Interviews zuordnen und werden direkt an die Termine erinnert. Das macht die Kommunikation zu einer Bewerbung insgesamt sehr einfach.
Harald Picard
Leiter Digital Integration
Ich kann jederzeit den aktuellen Stand der Bewerbungssituation sowie die KPIs in Echtzeit sehen. Diese nützlichen Statistiken und Kennzahlen dienen uns als Entscheidungsvorlage für Verbesserungsmaßnahmen.
Michael Treiling
Leiter Personalabteilung
Ihr Ansprechpartner bei codecentric
Adrian Voigt
Senior Management Consultant (Atlassian)
Sind Sie interessiert an einer individuellen Lösung für Ihr Bewerbermanagement? Dann lassen Sie uns unverbindlich sprechen.
