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Effizienter und transparenter Onboarding-Prozess mit Atlassian Jira
Wie Personaler, Führungskräfte und neue Mitarbeiter*innen von der Digitalisierung des Onboardings profitieren können
Die aus 12 Gesellschaften bestehende TKM Group fertigt und vertreibt als eines der weltweit führenden Unternehmen qualitativ hochwertige Maschinenmesser, Sägen, Rakel und Präzisionsverbrauchsteile für technische Anwendungen, die in verschiedensten Branchen eingesetzt werden. Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Remscheid blickt auf eine mehr als 100-jährige Geschichte zurück und unterhält Produktionsstandorte in Deutschland, Österreich, den Niederlanden und Finnland. Mit ihren 850 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erzielte sie 2019 einen Jahresumsatz von über 132 Mio. Euro.
Qualitätsverbesserung des Onboardings & höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter während der Onboardingzeit
Gesteigerte Transparenz, minimierte Fehleranfälligkeit und optimierte Zusammenarbeit
Frei konfigurierbares Reporting & Integration mit dem Confluence-Wiki
Maßgeschneiderte Erweiterungsmöglichkeiten durch flexibles Customizing und hunderte Apps
Herausforderung
Als wachsendes Unternehmen stellt die TKM Group kontinuierlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten ein. Das Unternehmen legt hierbei größten Wert auf eine motivierende und wirksame Einarbeitung.
Das Vorgehen zum Onboarding der neuen Kolleginnen und Kollegen an den verschiedenen Standorten umfasste sehr ähnliche Tätigkeiten, beispielsweise:
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- Organisation und Tracking der Vertragsabwicklung
- Zusammenstellung individueller Einarbeitungspläne je nach Tätigkeit
- Bereitstellung relevanter Arbeitsgegenstände wie Schreibtisch, Smartphone, Visitenkarten oder Schutzausrüstung
- Organisation des Willkommenstages
- Planung und Durchführung von Feedbackgesprächen in regelmäßigen Intervallen
- Diverse administrative und formale Aufgaben
In einem gemeinsamen Projekt mit codecentric sollte der Onboarding-Prozess standardisiert und in einem zentralen Tool abgebildet werden. Im Fokus stand hierbei, die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, HR und IT zu unterstützen, Transparenz und Prozessqualität zu erhöhen sowie die Durchlaufzeiten zu verringern, etwa durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Gesucht wurde eine bedarfsgerechte und kosteneffiziente Lösung, mit welcher der standardisierte Onboarding-Prozess abgebildet werden kann, gleichzeitig aber die nötige Flexibilität gewährleistet wird, um standortspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen.
Wichtige Anforderungen waren zudem, dass die Lösung für zukünftige Use Cases modular erweiterbar ist und eine Integration zum internen Dokumentations- und Kollaborationstool (basierend auf Atlassian Confluence) möglich ist.
Lösung
Nach Analyse der Ist-Situation und Evaluation verschiedener Alternativen empfahlen die Experten von codecentric der TKM Group die Nutzung von Atlassian Jira.
In einem ersten Schritt wurde gemeinsam ein standardisierter Onboarding-Prozess unter Berücksichtigung der standortspezifischen Besonderheiten erarbeitet. Anschließend wurde dieser Prozess in Atlassian Jira abgebildet, mit dem die neuen Kolleginnen und Kollegen an den Standorten der Gruppe erfasst werden können. Über den Arbeitsablauf kann der Status jeder Onboarding-Aufgabe nachvollzogen werden. Die Abarbeitung der Onboarding-Aufgaben wird hierbei an vielen Stellen durch Automatisierung erleichtert:
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- Abhängig vom Tätigkeitsbereich werden alle relevanten Unteraufgaben wie das Anlegen von Accounts für bestimmte Systeme der IT-Abteilung automatisch über das interne Ticketsystem zur Verfügung gestellt.
- Nach definierten Zeiträumen werden Erinnerungen generiert, etwa für das Versenden von Informationen zur Anfahrt, zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag, oder das Terminieren von Feedbackgesprächen in bestimmten Intervallen.
- Die jeweiligen Vorgesetzten erhalten in regelmäßigen Abständen Zusammenfassungen über den Stand der Onboarding-Aufgaben ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Reminder für noch nicht abgeschlossene Aufgaben. Neben diesen Automatisierungen können individuelle Aufgaben zu jedem Zeitpunkt des Prozesses hinzugefügt werden.
- Durch das erarbeitete Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass die mitarbeiterspezifischen Informationen nur für den relevanten Kreis aus HR-Mitarbeiter*innen und den jeweiligen Vorgesetzten sichtbar sind. HR-Mitarbeiter*innen sowie die jeweiligen Vorgesetzten können über ein zentrales Dashboard eine dynamische Gesamtübersicht abrufen. Der Status der einzelnen Aufgaben wird über ein zentrales Kanban-Board verwaltet.
- Für die neu startenden Mitarbeiter*innen wird eine Aufgabenliste generiert, die Punkte wie beispielsweise das Unterzeichnen von Compliance-Dokumenten umfasst.
Ergebnis
Durch zielorientiertes Customizing von Atlassian Jira an die HR-Prozesse der TKM Group sowie die Erweiterung der Jira-Funktionalität durch ausgewählte Apps konnten die Prozesszuverlässigkeit und die Qualität des Onboardings deutlich verbessert werden. Von der Entscheidung für eine*n Mitarbeiter*in bis zum erfolgreichen Abschluss der Probe- bzw. der Einarbeitungszeit kann der Fortschritt nun für alle Stakeholder transparent in Jira nachvollzogen werden. Automatisierungen haben hierbei den manuellen Aufwand reduziert und die Fehleranfälligkeit minimiert.
Durch die Integration mit dem ebenfalls eingeführten Firmen-Wiki auf Basis von Atlassian Confluence können Aufgaben direkt mit der entsprechenden Dokumentation oder begleitenden Unterlagen, etwa Compliance-Informationen, verbunden werden. Aufgrund der flexiblen Anpassungsmöglichkeiten sowie hunderten verfügbaren Apps im Atlassian Marketplace kann die eingeführte Lösung modular für andere Anwendungsfälle erweitert werden.
Nach den sehr positiven Erfahrungen wird derzeit evaluiert, den Onboarding-Prozess um eine Recruiting-Komponente zu erweitern, um auch das Bewerbermanagement in Jira abzubilden.
Durch eine wirksame Einarbeitung ermöglichen wir unseren neuen Teammitgliedern, schnell ihre fachlichen und persönlichen Stärken im Alltag einzubringen und in unserer Kultur anzukommen. Dank der professionellen Unterstützung durch die codecentric AG konnten wir bei der TKM Group unseren Onboarding-Prozess verbessern. Die Vorteile sind enorm: Unsere Personaler, Führungskräfte und allen voran unsere neuen Mitarbeiter profitieren von einem verbindlichen und transparenten Onboarding-Prozess auf Augenhöhe mit Atlassian Jira. Seit der Einführungszeit ist eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit der neu eingestellten Mitarbeiter zu merken und ein Sicherheitsgefühl bei unseren Personalern.
Dirk Lehmkühler
Personalleiter bei TKM
Ihre Ansprechpartner
Christian Böhnel oder Harald Picard
Leiter Digital Integration
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