Effizienter und transparenter Onboarding-Prozess mit Atlassian Jira

Nach Analyse der Ist-Situation und Evaluation verschiedener Alternativen empfahlen die Experten von codecentric der TKM Group die Nutzung von Atlassian Jira.

In einem ersten Schritt wurde gemeinsam ein standardisierter Onboarding-Prozess unter Berücksichtigung der standortspezifischen Besonderheiten erarbeitet. Anschließend wurde dieser Prozess in Atlassian Jira abgebildet, mit dem die neuen Kolleginnen und Kollegen an den Standorten der Gruppe erfasst werden können. Über den Arbeitsablauf kann der Status jeder Onboarding-Aufgabe nachvollzogen werden. Die Abarbeitung der Onboarding-Aufgaben wird hierbei an vielen Stellen durch Automatisierung erleichtert:
 

• • Abhängig vom Tätigkeitsbereich werden alle relevanten Unteraufgaben wie das Anlegen von Accounts für bestimmte Systeme der IT-Abteilung automatisch über das interne Ticketsystem zur Verfügung gestellt.
  • Nach definierten Zeiträumen werden Erinnerungen generiert, etwa für das Versenden von Informationen zur Anfahrt, zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag, oder das Terminieren von Feedbackgesprächen in bestimmten Intervallen.
  • Die jeweiligen Vorgesetzten erhalten in regelmäßigen Abständen Zusammenfassungen über den Stand der Onboarding-Aufgaben ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Reminder für noch nicht abgeschlossene Aufgaben. Neben diesen Automatisierungen können individuelle Aufgaben zu jedem Zeitpunkt des Prozesses hinzugefügt werden.
  • Durch das erarbeitete Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass die mitarbeiterspezifischen Informationen nur für den relevanten Kreis aus HR-Mitarbeiter*innen und den jeweiligen Vorgesetzten sichtbar sind. HR-Mitarbeiter*innen sowie die jeweiligen Vorgesetzten können über ein zentrales Dashboard eine dynamische Gesamtübersicht abrufen. Der Status der einzelnen Aufgaben wird über ein zentrales Kanban-Board verwaltet.
  • Für die neu startenden Mitarbeiter*innen wird eine Aufgabenliste generiert, die Punkte wie beispielsweise das Unterzeichnen von Compliance-Dokumenten umfasst.

Durch zielorientiertes Customizing von Atlassian Jira an die HR-Prozesse der TKM Group sowie die Erweiterung der Jira-Funktionalität durch ausgewählte Apps konnten die Prozesszuverlässigkeit und die Qualität des Onboardings deutlich verbessert werden. Von der Entscheidung für eine*n Mitarbeiter*in bis zum erfolgreichen Abschluss der Probe- bzw. der Einarbeitungszeit kann der Fortschritt nun für alle Stakeholder transparent in Jira nachvollzogen werden. Automatisierungen haben hierbei den manuellen Aufwand reduziert und die Fehleranfälligkeit minimiert.

Durch die Integration mit dem ebenfalls eingeführten Firmen-Wiki auf Basis von Atlassian Confluence können Aufgaben direkt mit der entsprechenden Dokumentation oder begleitenden Unterlagen, etwa Compliance-Informationen, verbunden werden. Aufgrund der flexiblen Anpassungsmöglichkeiten sowie hunderten verfügbaren Apps im Atlassian Marketplace kann die eingeführte Lösung modular für andere Anwendungsfälle erweitert werden.

Nach den sehr positiven Erfahrungen wird derzeit evaluiert, den Onboarding-Prozess um eine Recruiting-Komponente zu erweitern, um auch das Bewerbermanagement in Jira abzubilden.