E-Mails und Dokumente mit künstlicher Intelligenz automatisch verarbeiten

Erkennung und Verarbeitung analoger und digitaler Eingangsdokumente

SherloQ - Dokumente mit KI verarbeiten
Die intelligente Lösung für die Automatisierung Ihrer Kundenkommunikation

SHERLOQ – Hohe Qualität und Kosteneinsparungen bei der Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten

Kennen Sie das?
Sie erfassen Ihre Eingangsdokumente regelbasiert und verwenden anschließend viel Zeit, Geld und Nerven für die Nachqualifizierung Ihrer erfassten Dokumente.

Es geht auch anders!
Mit SHERLOQ können Sie Ihre gesamte Kundenkommunikation automatisieren. Mit Hilfe von KI verarbeitet SHERLOQ eingehende Mails und Dokumente selbständig und stellt relevante Informationen nahezu in Echtzeit und zielgerichtet zur Verfügung. Auf Basis dieser Informationen können Antworten automatisiert, Prozesse zur Dunkelverarbeitung getriggert oder die richtigen Ansprechpartner ermittelt werden.

So funktioniert’s:
Statt E-Mails manuell zu verarbeiten oder Erkennungsregeln manuell zu formulieren, lernt SHERLOQ mithilfe von KI und Beispieldokumenten, selbständig die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Durch die Kombination aus KI-Framework und Workflow Platform können Sie mit SHERLOQ

    • Dokumente schneller und effizienter verarbeiten.
    • Kosten durch “Pay-for-Success” einsparen – Sie bezahlen nur, wenn SHERLOQ Informationen ermitteln konnte.
    • Compliance Anforderungen berücksichtigen.
    • Ihre Fach- und IT-Teams entlasten.
    • die Kundenzufriedenheit steigern.

Durchgängige Architektur des Gesamtprozesses

SHERLOQ fügt sich optimal in Ihre bestehende Systemlandschaft ein. Kundenanliegen werden auf unterschiedlichen Plattformen entgegengenommen und normiert, mit Hilfe von KI analysiert, validiert und zur Weiterverarbeitung an Ihre internen Systeme übergeben.

Sprechen Sie uns an

Mark Keinhörster und Sebastian Dürenhold KI Experten

Mark Keinhörster & Sebastian Dürholt

Mark und Sebastian sind Teil des SHERLOQ-Teams und Experten für künstliche Intelligenz und Inputmanagement.

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Die SHERLOQ-Bausteine im Detail:

KI-Framework: Das Herzstück aus mehreren KI-Modulen

Sherloq von codecentric: mit dem KI-Framework Eingangsdokumente klassifizieren und Daten extrahieren

KI-Framework SHERLOQ als Service

Die Verarbeitung Ihrer eingegangenen Dokumente wird mit unserem Framework über mehrere individualisierbare Module verteilt – von der Bildung von Dokumentengrenzen über die Klassifikation der erfassten Dokumenten nach ihrem Anliegen bis hin zur Extraktion der Kernparameter zur anschließenden Weiterverarbeitung.

KI-Framework - Trennung von Dokumentenströmen

Trennung von Dokumentenströmen

Eingangsdokumente (E-Mails, Briefe etc.) werden von SHERLOQ als Dokumentenverbund eingelesen und in zusammengehörige Dokumente aufgeteilt.

Zur Bildung von Dokumentengrenzen nutzt SHERLOQ dabei die antrainierte KI, statt oftmals manuell eingelegte Trenner (z. B. Barcodes) zu verwenden. Die KI erkennt, wann ein eingelesenes Papier zu einem bestehenden Dokument gehört und wann ein neues anfängt.

“Diese Seite gehört zu 90% zur vorherigen.”

 

Klassifikation der Dokumente

Die zuvor erfolgreich getrennten Dokumente werden nach Anliegen klassifiziert und in den richtigen Geschäftsprozess eingeordnet. Kann keine eindeutige Aussage zur Klassifizierung getroffen werden, wird das Dokument zur manuellen Nachkorrektur gegeben.

Im Vorfeld der Klassifikation werden mit Ihnen die zugrunde liegenden Konfidenzen bestimmt.

“Dieses Dokument ist zu 95% eine Anfrage zu einer Rechnung.”

 

Datenextraktion

Extraktion der Kernparameter

In den eindeutig klassifizierten Dokumenten sind wertvolle Informationen enthalten, die für die individuelle Weiterverarbeitung der (Kunden-)Anliegen notwendig sind.

SHERLOQ liest die Basisinformationen zum Routing des Objektes (z. B. Kunden- und Vertragsnummern) und die Fachdaten für die Sachbearbeitung und Dunkelverarbeitung (z. B. Beträge, Datumsfelder, Freitexte) aus und überführt sie in das Datenmodell zur Weiterverarbeitung.

“Die Anfrage bezieht sich auf die Rechnung RE-20210501.”

 

KI-Check-Up: Proaktive Überwachung der KI

Sherloq von codecentric: mit dem KI-Check-up Qualität sichern

Die durchgängige Qualitätssicherung ist integraler Bestandteil des SHERLOQ-Prozesses.

Zur Sicherung der Datenqualität findet eine kontinuierliche Überwachung innerhalb des SHERLOQ-Frameworks statt. Die vom Kunden zur Verfügung gestellten Trainingsdaten werden von SHERLOQ verarbeitet und die Ergebnisse mit den Produktivdaten abgeglichen.

Die zugrundeliegenden Metriken und Schwellenwerte werden im Vorfeld gemeinsam mit Ihnen definiert.

 

Leistungen des KI-Check-Ups

    • Periodische Bereitstellung von Reports über die Qualität der aktuell genutzten Trainingsdaten gegenüber den textuellen Daten im Produktionsbetrieb
    • Automatisierte Überwachung und Verifikation von Verteilungsversätzen
      Unterschiede in den Klassen-Verteilungen zwischen dem aktuellen Trainingsdatensatz und den produktiven Eingabedaten der KI sind Indikatoren dafür, dass die Trainingsdaten eventuell nicht die Realität des Geschäftsprozesses abbilden. In einem solchen Fall sollte ein Re-Training mit einer Neujustierung der Modelle zur Optimierung des Prozesses erfolgen.
    • Automatisierte Überwachung von Data-Drifts, um zeitliche oder saisonale Veränderungen der Trainings- und Produktivdaten festzustellen
      Auslöser für solche Veränderungen können Änderungen interner Abläufe (z. B. durch neue oder veränderte Textbausteine), besondere Maßnahmen (z. B. verkaufsfördernde Marketingkampagnen) oder saisonale Ereignisse (z. B. aufgrund bestimmter Fristen) sein.

Integration: Durchgängige Workflow-Einbindung

Sherloq von codecentric: mit dem SherloQ Workflow extrahierte Daten validieren und der Weiterverarbeitung überführen

Die automatische Verarbeitung von Dokumenten mit SHERLOQ endet nicht mit der künstlichen Intelligenz, sondern betrachtet Ihren gesamten Geschäftsprozess. Die im Rahmen des KI-Framework gewonnenen Informationen können mit Ihren Bestandsdaten abgeglichen, geprüft und anschließend in unterschiedliche Zielsysteme überführt werden.

 

Orchestrierung des Gesamtprozesses und der Micro-Services

Zur Steuerung des Gesamtprozesses mit KI-Komponenten, Drittsystemen und Microservices nutzen wir eine Workflow-Engine. Dabei setzen wir entweder Camunda ein oder nutzen die Systeme, die bei Ihnen bereits im Einsatz sind.

Die Workflow-Engine übernimmt folgende Aufgaben:

    • Anbindung des digitalen Eingangs-Servers
    • API zu SHERLOQ und der Kundenlösung
    • Weitergabe der extrahierten Daten an Drittsysteme
    • Anbindung und Abfrage der relevanten Datenquellen
    • Einbindung der Zielelemente sowie von Antworttext-Vorlagen
    • GUI zur Nachkorrektur für Mitarbeiter*innen

Pay for success: Das faire Abrechnungsmodell

Grafik SHERLOQ Preismodell

Abrechnungsmodelle, in denen die Anzahl der verarbeiteten Objekte (Seiten, E-Mails) als Grundlage dient, halten wir für nicht fair und nicht zeitgemäß.

Unser Lizenzmodell für SHERLOQ sieht vor, dass sich der Preis ausschließlich am Nutzen orientiert. Anstatt linear steigender Kosten pro analysierter Seite rechnen wir nutzenorientiert ab.

Sie zahlen nur das, was auch tatsächlich sicher klassifiziert und erkannt wird – wir nennen diese Einheiten Info-Units.

Nur für den geleisteten Mehrwert bezahlen!

      • Bezahlung nur geschäftsrelevanter Ergebnisse.
      • Reduzierung des initialen Kostenaufwands
      • Schnelle Reaktionsfähigkeit
      • Bedarfsorientierte Auslastung
      • Flexible Preisgestaltung

Sollte ein Dokument nicht erkannt werden, wird dieses auch nicht bezahlt.
Die Abrechnung erfolgt, angepasst auf Ihren individuellen Geschäftsprozess, basierend auf den tatsächlich verbrauchten Infounits.

Berechnung

Eine Infounit wird dann abgerechnet, wenn:

    • eine Dokumentengrenze erkannt wurde.
    • das Dokument klassifiziert werden konnte (z. B. als Rechnung, Schadensmeldung etc.).
    • relevante Informationen extrahiert werden können (z. B. eine Kundennummer, Rechnungsbetrag etc.).

Pro extrahiertem Parameter wird eine Info-Unit berechnet.

Wir bieten Ihnen ein jährliches Basispaket mit obligatorischer Wartung und 100.000 enthaltenen Info-Units. Dieses Paket kann nach Belieben erweitert werden.

Beispielrechnung

Aus den digital oder physisch eingegangenen Dokumenten ergeben sich 3 Millionen gescannte Seiten. Aus diesen Seiten werden 428.000 Dokumente erkannt
→ 428.000 Infounits werden abgerechnet.

Danach werden die Dokumente klassifiziert. Für jede erfolgreiche Klassifizierung eines Dokuments wird eine Infounit gebucht. Es werden 428.000 Dokumente korrekt klassifiziert.
→ 428.000 Infounits werden gebucht

Anschließend werden aus den klassifizierten Dokumenten die zuvor als relevant definierten Informationen extrahiert. Für jede Extraktion eines Parameters wird eine Infounit gebucht. In unserem Beispiel werden im Durchschnitt 3 Parameter extrahiert.
→ 1.284.000 Infounits werden gebucht

Insgesamt werden also für 3.000.000 erfasste Seiten nur 2.140.000 Infounits berechnet.

Cloud Ready: SHERLOQ unterstützt Cloud Native und On-Premises.

Das Betriebsmodell der Zukunft lautet Cloud – aber die Gegenwart sieht derzeit noch häufig OnPremise-Konstellationen vor.

Mit SHERLOQ unterstützen wir auf Basis einer modernen Systemarchitektur beide Ausprägungen:
OnPremise, jedoch bereits “cloud ready”, oder direkt “cloud” bei einem der gängigen Cloud-Provider. Dabei können wir auch die Betriebsverantwortung übernehmen und eine SaaS-Lösung anbieten.

Weitere Informationen zu Cloud Native

Projektablauf: Gemeinsam von der Idee bis zum Regelbetrieb

Projektarbeit bei SherloQ

Unsere SHERLOQ-Lösung ist bis zu einem gewissen Grad standardisiert. Im Projektablauf bauen wir auf den Standardbausteinen auf und passen die Lösung individualisiert an Ihre Bedürfnisse an.

Entsprechend wichtig ist die intensive Zusammenarbeit und der Austausch zwischen allen Projektpartnern im gesamten Projektverlauf.

Die Projektschritte

Beratung: Von der Idee zur Lösungsskizze

In einem ersten Termin stellen wir Ihnen Einsatzbereiche und Möglichkeiten von SHERLOQ innerhalb der Dokumentenverarbeitung vor und beleuchten folgende Fragestellungen:

  • Was ist notwendig, um Ihren Prozess der Dokumentenverarbeitung effizienter gestalten zu können?
  • Wie könnte ein Prozess mit SHERLOQ in Ihrem Unternehmen aussehen?
  • Wo und wie kann KI Ihren Prozess verbessern? Welche SHERLOQ-Module sind sinnvoll? Welche Schnittstellen sind zu beachten?

Basierend auf den ersten Erkenntnissen besprechen wir mit Ihnen das weitere Vorgehen.

Es hat sich bewährt, zu Beginn des Projektes einen Workshop durchzuführen, in dem mit einem Daten-Set Ihres Unternehmens die Funktionsweise von SHERLOQ veranschaulicht wird. Dazu benötigen wir Zugriff auf Ihre Systeme und können so erste Annahmen bezüglich der technischen Rahmenbedingungen überprüfen.

Implementierung: Umsetzung der SHERLOQ-Prozesse

Auf Basis der Beratung nehmen wir die Implementierung vor. Diese erfolgt in enger und iterativer Zusammenarbeit mit Ihnen als Partner.

In einem agilen Arbeitsmodus setzen wir auf:

  • einen täglichen Austausch des Teams mit Ihren Stakeholdern und Nutzern im Unternehmen.
  • kurze Entwicklungszyklen von voraussichtlich 2 Wochen, um schnell Mehrwert zu erzielen und die Planung effizienter zu gestalten.
  • regelmäßige Reviews & Retrospektiven, um Transparenz über den Projektfortschritt zu schaffen und regelmäßig Feedback einzuholen.

Enablement: Sicherer Übergang in den Regelbetrieb

codecentric steht für Nachhaltigkeit. Den Grundstein für eine Lösung, die erfolgreich im Regelbetrieb läuft, legen wir deshalb schon während des Projektes. Durch eine regelmäßige Kommunikation aller Projektbeteiligten stellen wir sicher,

  • dass die entwickelte Lösung Ihren Anforderungen entspricht.
  • dass ein durchgängiger Wissenstransfer stattfindet.
  • dass das System vollständig von Ihren Mitarbeiter/-innen operativ sowie administrativ übernommen werden kann.

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