Der Kunde ist ein kommunaler Verkehrsdienstleister mit über 400 Stadt- und Straßenbahnen in einer deutschen Metropolregion und verantwortet den Betrieb sowie die Reparatur und Wartung von Bahnen und Schienen. Das gut 2.000 Mitarbeiter starke Unternehmen beförderte im Jahr 2021 mehr als 100 Millionen Fahrgäste.
Endlich papierlos
Automatisierung grundlegender Werkstattprozesse mit dezentralem System
Schnelle Reaktionszeiten
Verkürzte Kommunikationswege bei Störungen
Alles im Blick
Automatische Beanchrichtigung bei Materialengpässen
Gut integriert
Anbindung an das ERP-System
Herausforderung
Straßenbahnen werden regelmäßigen Wartungsarbeiten unterzogen, um die Sicherheit der eingesetzten Fahrzeuge zu gewährleisten. Ein Fuhrpark von mehr als 400 Fahrzeugen stellt dabei hohe Anforderungen an die Orchestrierung der Werkstattprozesse: Verzögerungen in einzelnen Abläufen und Reibungsverluste in der Kommunikation haben direkte Auswirkungen auf alle nachgelagerten Werkstattprozesse.
Der Kunde sah daher einen großen Bedarf, den manuellen Abläufen in seinem Shopfloor durch Digitalisierung entgegenzuwirken. Planung und Steuerung von Tätigkeiten in der Werkstatt erfolgten bislang vollständig papierbasiert, wodurch es regelmäßig zu Verzögerungen im Betriebsablauf kam. Ein zusätzlicher Handlungsdruck entstand 2020/2021 durch den Ausbau des Verkehrsnetzes, der in der Zukunft analog mehr Wartungsaufträge für die Werkstatt mit sich bringen sollte.
codecentric wurde als technischer Partner hinzugezogen und mit der Umsetzung beauftragt. Ziel des Projektes war es, Transparenz in die Wartungsprozesse der unterschiedlichen Bahnen zu bringen, manuelle Aufwände und Arbeitsschritte zu reduzieren und Informationsverluste zwischen einzelnen Arbeitsschritten und -stationen zu minimieren. Hierbei wurden folgende Ergebnisse angestrebt:
- Auflösung der Papierwirtschaft zur Planung und Steuerung der Werkstatttätigkeiten und somit Entlastung der Gruppenleiter
- Digitale Erfassung von Materialengpässen sowie Verarbeitung von (Korrektiv-)Tickets und Störungsmeldungen
- Automatische Übergabe der erfassten Arbeitszeiten ins ERP-System
Lösung
In enger Abstimmung mit dem Kunden übernahm codecentric die Leitung des Digitalisierungsprojektes. Zu Beginn lag bereits ein grobes Konzept zur Strukturierung der Applikationen vor; dies wurde von codecentric übernommen und erweitert. Darauf aufbauend wurden einzelne Applikationen für vereinfachte, digitale Prozesse ausgearbeitet. Anschließend erfolgte die Entwicklung des Anwendungsdesigns mithilfe von UX/UI-Expertise, die codecentric ebenfalls bereitstellte.
Das umfassende System wurde auf Basis einer Event-Sourcing-Plattform erstellt und kommt vollständig ohne zentralen Server aus. Hierdurch konnte ein robustes System geschaffen werden, das die relevanten Abläufe nutzerorientiert aufbereitet und auf künftige Skalierungen vorbereitet ist.
Für die nötigen Einblicke in die Werkstattprozesse wurden unterschiedliche Dashboards erstellt, die auf Tablets abgebildet werden. Ein zentrales Dashboard zeigt dabei den Gesamtfortschritt über alle Linien hinweg an, während jede Linie über ein eigenes Dashboard für den jeweiligen Bearbeitungsfortschritt und etwaige Störungsmeldungen verfügt.
Bei der Ausgestaltung der Benutzeroberfläche wurde verstärkt darauf geachtet, dass alle wichtigen Informationen dargestellt werden, ohne den Nutzer zu überfordern. Zuständige Mitarbeiter erhalten außerdem E-Mail Benachrichtigungen über fehlendes Material oder angefragte Tickets. Die Informationen von der Linie werden zudem automatisch in das ERP-System des Kunden (Zedas) übertragen.
Ergebnis
Seit der Inbetriebnahme im Februar 2021 steht dem Kunden ein umfassendes, dezentrales Event-Sourcing-System zur Shopfloor-Digitalisierung zur Verfügung, das den Anforderungen des Werkstattbetriebs passgenau entspricht. Das implementierte System ermöglicht es den Beschäftigten in der Werkstatt, den aktuellen Arbeitsfortschritt aller Linien nachzuverfolgen und auf Störungen oder Verzögerungen in Echtzeit zu reagieren. Manuelle Aufwände für die Steuerung von Tätigkeiten, Arbeitszeiterfassung, Materialbeschaffung und die Bearbeitung von Tickets konnten so drastisch reduziert werden. Mitarbeitenden und Management stehen hierbei alle benötigten Daten und Informationen für operative Entscheidungen zur Verfügung.
Das neue Event-Sourcing-System stellt für unsere tägliche Arbeit eine große Erleichterung dar und trägt maßgeblich zur Verbesserung unserer Werkstattabläufe bei. Manuelles Erfassen, Verarbeiten und Kommunizieren von Arbeitsaufträgen hat in der Vergangenheit viel Zeit in Anspruch genommen und Fehler sind dabei leicht passiert. Jetzt haben wir eine digitale Lösung, auf die wir uns verlassen können. Unsere Mitarbeiter haben das neue System sehr positiv aufgenommen.
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Meike Wocken
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