Signifikante Effizienzsteigerung dank digitaler Auftragsabwicklung mit intuitiver App

Um ihren Kunden höchste Qualität zu bieten, unterzieht die DVS cap GmbH ihre Erzeugnisse noch während des Produktionsprozesses einer kontinuierlichen Qualitätskontrolle. Dabei werden alle 30 Minuten Stichprobenkontrollen zur Sicherstellung der Qualitätsstandards durchgeführt. Die Ergebnisse wurden dabei bisher händisch auf Papier dokumentiert und für die interne Verarbeitung im weiteren Verlauf eingescannt. 

Zur effizienten Bearbeitung der Aufträge ist es außerdem wichtig, Qualitätsdaten aus vergangenen Aufträgen hinzuzuziehen. Auf diese Weise kann eine auf Zahlen basierte Nachkalkulation und präzise Anpassung der Auftragsplanung durchgeführt werden. Hierbei kommen die in der Vergangenheit ebenfalls händisch erfassten Daten zum Einsatz. 

Der Prozess der manuellen Erfassung ist seit jeher fehleranfällig und mühsam. Falsche Daten erschweren die korrekte Dokumentation und die anschließende Auswertung; infolgedessen können Aufträge nicht optimal kalkuliert und geplant werden. Die Prüfung der erfassten Daten beansprucht bei großen Aufträgen mehrere Stunden, da jeder Eintrag auf seine Richtigkeit und rechnerische Korrektheit geprüft werden muss. Insgesamt resultieren daraus mehrere Tage Arbeitszeit pro Monat, was nicht nur zu einer zeitlichen Belastung des Teams führte, sondern auch mit signifikanten Kosten verbunden war. DVS cap erkannte den Bedarf an einer digitalen Lösung und wandte sich an codecentric.

codecentric hat gemeinsam mit der DVS cap GmbH eine innovative, digitale Lösung entwickelt, die den Qualitätsprozess auf eine neue Stufe hebt und das Unternehmen bei seinen ersten Schritten in die digitale Transformation unterstützt. Dank der neu entwickelten Android-App zur Eingabe von Aufträgen sowie der automatischen Erinnerungsfunktion für Qualitätskontrollen konnten die täglichen Abläufe stark optimiert und die Effizienz im gesamten Unternehmen gesteigert werden. Manuelle Berechnungsfehler gehören seither der Vergangenheit an – dank Automation und Standardisierung der Prozesse.

Zudem hat die digitale Lösung bereits kurze Zeit nach Einführung neue Einblicke in die internen Prozesse geliefert, die zukünftige Entscheidungen in Bezug auf Preisgestaltung, Prozessmanagement der Aufträge sowie datenbasierte Nach- und Vorkalkulationen unterstützen können. Dies stellt einen bedeutenden Fortschritt für die DVS cap GmbH dar und markiert den ersten stolzen Schritt in Richtung Digitalisierung.

Die Lösung fügt sich außerdem nahtlos in die bestehende Infrastruktur ein und erfordert keine weiteren Systemanpassungen. Dabei ist die App so flexibel gestaltet, dass zukünftige Anbindungen an weitere Systeme bei Bedarf jederzeit möglich sind.

Des Weiteren vereinfacht die App die Zusammenarbeit im Unternehmen. Im Falle von Urlaub oder Krankheit können Aufgaben leichter untereinander verteilt werden, da alle relevanten Dokumente für berechtigte Mitarbeitende jederzeit verfügbar sind. Das Onboarding neuer Mitarbeiter wird durch die intuitive Bedienung und die direkte Form der Anwendung ebenfalls unterstützt.

Auch in Sachen Nachhaltigkeit punktet die App: Durch die Digitalisierung der Papierwirtschaft entfallen jährlich mehrere tausend Ausdrucke, wodurch der Papierverbrauch signifikant reduziert wird. Das schont die Umwelt und senkt die Kosten. Zudem sind die Dokumente für Audits und Nachweispflichten jederzeit bereit, was die Transparenz und die Wettbewerbsfähigkeit deutlich erhöht.

Unterm Strich kann DVS cap mehrere Arbeitstage pro Monat einsparen und sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren — und bereits nach wenigen Monaten haben sich die Entwicklungskosten amortisiert. Die Mitarbeitenden haben die neue digitale Lösung bereits nach kurzer Zeit begeistert angenommen und auch nach mehrwöchiger Nutzung war das Feedback durchweg positiv.