Effizienter und transparenter Onboarding-Prozess mit Atlassian Jira

Als wachsendes Unternehmen stellt die TKM Group kontinuierlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten ein. Das Unternehmen legt hierbei größten Wert auf eine motivierende und wirksame Einarbeitung.

Das Vorgehen zum Onboarding der neuen Kolleginnen und Kollegen an den verschiedenen Standorten umfasste sehr ähnliche Tätigkeiten, beispielsweise:

In einem gemeinsamen Projekt mit codecentric sollte der Onboarding-Prozess standardisiert und in einem zentralen Tool abgebildet werden. Im Fokus stand hierbei, die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, HR und IT zu unterstützen, Transparenz und Prozessqualität zu erhöhen sowie die Durchlaufzeiten zu verringern, etwa durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.

Gesucht wurde eine bedarfsgerechte und kosteneffiziente Lösung, mit welcher der standardisierte Onboarding-Prozess abgebildet werden kann, gleichzeitig aber die nötige Flexibilität gewährleistet wird, um standortspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen.

Wichtige Anforderungen waren zudem, dass die Lösung für zukünftige Use Cases modular erweiterbar ist und eine Integration zum internen Dokumentations- und Kollaborationstool (basierend auf Atlassian Confluence) möglich ist.

Nach Analyse der Ist-Situation und Evaluation verschiedener Alternativen empfahlen die Experten von codecentric der TKM Group die Nutzung von Atlassian Jira.

In einem ersten Schritt wurde gemeinsam ein standardisierter Onboarding-Prozess unter Berücksichtigung der standortspezifischen Besonderheiten erarbeitet. Anschließend wurde dieser Prozess in Atlassian Jira abgebildet, mit dem die neuen Kolleginnen und Kollegen an den Standorten der Gruppe erfasst werden können. Über den Arbeitsablauf kann der Status jeder Onboarding-Aufgabe nachvollzogen werden. Die Abarbeitung der Onboarding-Aufgaben wird hierbei an vielen Stellen durch Automatisierung erleichtert:

• Abhängig vom Tätigkeitsbereich werden alle relevanten Unteraufgaben wie das Anlegen von Accounts für bestimmte Systeme der IT-Abteilung automatisch über das interne Ticketsystem zur Verfügung gestellt.
• Nach definierten Zeiträumen werden Erinnerungen generiert, etwa für das Versenden von Informationen zur Anfahrt, zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag, oder das Terminieren von Feedbackgesprächen in bestimmten Intervallen.
• Die jeweiligen Vorgesetzten erhalten regelmäßige Zusammenfassungen über den Stand der Onboarding-Aufgaben ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Reminder für noch nicht abgeschlossene Aufgaben. Neben diesen Automatisierungen können individuelle Aufgaben zu jedem Zeitpunkt des Prozesses hinzugefügt werden.
• Durch das erarbeitete Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass die mitarbeiterspezifischen Informationen nur für den relevanten Kreis aus HR-Mitarbeiter*innen und den jeweiligen Vorgesetzten sichtbar sind. HR-Mitarbeiter*innen sowie die jeweiligen Vorgesetzten können über ein zentrales Dashboard eine dynamische Gesamtübersicht abrufen. Der Status der einzelnen Aufgaben wird über ein zentrales Kanban-Board verwaltet.
• Für die neu startenden Mitarbeiter*innen wird eine Aufgabenliste generiert, die Punkte wie beispielsweise das Unterzeichnen von Compliance-Dokumenten umfasst.

Durch zielorientiertes Customizing von Atlassian Jira an die HR-Prozesse der TKM Group sowie die Erweiterung der Jira-Funktionalität durch ausgewählte Apps konnten die Prozesszuverlässigkeit und die Qualität des Onboardings deutlich verbessert werden. Von der Entscheidung für eine*n Mitarbeiter*in bis zum erfolgreichen Abschluss der Probe- bzw. der Einarbeitungszeit kann der Fortschritt nun für alle Stakeholder transparent in Jira nachvollzogen werden. Automatisierungen haben hierbei den manuellen Aufwand reduziert und die Fehleranfälligkeit minimiert.

Durch die Integration mit dem ebenfalls eingeführten Firmen-Wiki auf Basis von Atlassian Confluence können Aufgaben direkt mit der entsprechenden Dokumentation oder begleitenden Unterlagen, etwa Compliance-Informationen, verbunden werden. Aufgrund der flexiblen Anpassungsmöglichkeiten sowie hunderten verfügbaren Apps im Atlassian Marketplace kann die eingeführte Lösung modular für andere Anwendungsfälle erweitert werden.

Nach den sehr positiven Erfahrungen wird derzeit evaluiert, den Onboarding-Prozess um eine Recruiting-Komponente zu erweitern, um auch das Bewerbermanagement in Jira abzubilden.