Auftragsabwicklung optimieren mit Jira-basierter Lösung
Gothaer Systems hat durch Implementierung einer Atlassian®-JIRA®*-basierten Lösung in einem agilen Entwicklungsprozess unter Einbindung von Fachexpert*innen und Kunden die Auftragsabwicklung optimiert.
Die Gothaer Systems (GoSys) ist hundertprozentige Tochtergesellschaft und IT-/Telekommunikationsdienstleister des Gothaer Konzerns. Das Aufgabenfeld umfasst die Entwicklung und den Betrieb zukunftsorientierter Anwendungen und innovativer Lösungen.
Die Ergebnisse auf einen Blick
- Schlanker, effizienter und transparenter Workflow für den Beauftragungsprozess
- Einheitliche Sicht auf alle Auftragsdaten und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche
- Zwei veraltete IBM®-Lotus-Notes*-Anwendungen wurden abgelöst
- Bessere Performance bei der Auftragsbearbeitung
Ausgangssituation
Die Beauftragung der GoSys durch die Gothaer erfolgte bis dato in zwei separaten Systemen auf Basis von Lotus Notes. Im Gothaer System wurde eine Anforderung angelegt und zur weiteren Bearbeitung an das System der GoSys weitergeleitet. Der Austausch der Statusinformationen und Dokumente erfolgte über einen periodisch laufenden Agenten.
In der bisherigen Lösung kam es zu Zeitverzögerungen bei der Bearbeitung von Aufträgen. Die Synchronisierung der Daten erfolgte nur periodisch, wodurch Auftraggeber und Auftragnehmer nicht die gleiche Sicht auf die Daten hatten. Hinzu kam, dass nicht alle relevanten Informationen ausgetauscht wurden. Das Altsystem wurde für Spezialist*innen entwickelt und war für normale User nicht intuitiv zu benutzen. Änderungen, z. B. am Workflow, waren kaum mehr möglich, da die Software veraltet war.
Die Performance des Systems war phasenweise stark beeinträchtigt - "bis ein Auftrag geladen war, konnte man sich manchmal einen Kaffee kochen". Darüber hinaus war das bestehende Rollensystem aufwändig zu pflegen.
Lösung
Um den Beauftragungsprozess schlanker, effizienter und anwenderfreundlicher zu gestalten, sollte eine neue Lösung erarbeitet werden. Die Auftragsbearbeitung sollte zukünftig in einem gemeinsamen System vorgenommen werden. Im Gegensatz zur bestehenden Lösung sollte diese intuitiv und benutzerfreundlich sein und auch Gelegenheitsnutzer*innen einen einfachen Einstieg bieten. Zudem sollten Prozesse und Arbeitsschritte in diesem Zuge verbessert und vereinfacht werden.
In einem initialen Workshop wurde das vorhandene System analysiert und ein konkretes Konzept für die zukünftige Lösung erarbeitet. Dieses Konzept diente als Basis für eine agile Entwicklung. Die Anforderungen wurden gemeinsam mit Fachexpert*innen der GoSys iterativ und inkrementell ausgearbeitet und umgesetzt. Ein kontinuierliches Feedback aller Stakeholder half dabei, dass die Lösung frühzeitig an Kundenbedürfnisse angepasst wurde. Durch die fortlaufende Priorisierung wurden essentielle Funktionen der Software pünktlich zum Liefertermin ausgerollt und weniger wichtige, zusätzliche Features in späteren Releases umgesetzt.
„Das agile Vorgehen war anfänglich eine Umgewöhnung, hat uns aber letztlich überzeugt - insbesondere unseren Kunden (die Muttergesellschaft Gothaer) von Anfang an mit einzubinden, hat sich sehr bewährt. Dadurch haben wir frühzeitig Feedback bekommen und allen Beteiligten vermittelt, wie das System in Zukunft aussehen wird. Man entwickelt nicht irgendwo im Hintergrund, sondern bindet früh ein.“, so Frau Claudia Weck, die stellv. Leiterin FI-AM.
Die Entwicklung der Plugins erfolgte nach dem bewährten agilen Vorgehensmodell SCRUM. Darüber hinaus wurde auf eine sehr hohe Qualität der Software geachtet. Dies wurde unter anderem durch eine hohe Abdeckung der Geschäftslogik durch automatisierte Tests sichergestellt.
Nach der Bewertung von fünf technischen Lösungsalternativen wurde von der GoSys eine Atlassian®-JIRA®*-basierte Lösung favorisiert. Überzeugen konnten die flexible Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit der Software sowie die geringen Anschaffungskosten und die Tatsache, dass Atlassian® JIRA®* bereits in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt wurde.
Ergebnis
Das Ergebnis war eine auf Atlassian® JIRA®* basierende Lösung mit umfassender Konfiguration und einem von codecentric entwickelten, maßgeschneiderten Plugin. Im Rahmen der Entwicklung wurden spezielle Workflow-Funktionen realisiert, z. B. für die Umsetzung der Freigabeprozesse. Es wurden neue Feldtypen und Anzeige-Sektionen entwickelt, um die Handhabung zu verbessern und eine transparente Sicht auf die Auftragsdaten zu schaffen. Darüber hinaus wurden Importe und Exporte für Bestands- und Drittsysteme realisiert, z. B. um Bestellungen in SAP®* auszulösen und Statusinformationen auszutauschen oder um Informationen aus DB2®* Datenbanken anzuzeigen oder zu exportieren.
Die Lösung konnte Auftraggeber und Anwender*innen gleichermaßen überzeugen: Der Beauftragungsprozess wurde schlanker, effizienter und transparenter. Es gibt nun eine einheitliche Sicht auf alle Auftragsdaten und die Anwendung ist intuitiv und benutzerfreundlich für die Prozessbeteiligten. Zwei veraltete IBM®-Lotus-Notes*-Anwendungen wurden abgelöst und das System liefert eine hervorragende Performance bei der Auftragsbearbeitung. Darüber hinaus ist die Fehlerrate gering und die Akzeptanz bei den Usern sehr hoch.
„Zusammen mit der codecentric haben wir unseren bestehenden Prozess weitreichend verändert und eine Vielzahl von alten Zöpfen abgeschnitten. Optimal gelaufen ist auch die Produktionseinführung. Alle notwendigen Features konnten wir wie geplant zum Liefertermin ausrollen und weniger wichtige Funktionen nach dem Livegang in späteren Releases einbauen.“
Fr. Weck
stellv. Leiterin Auftragsmanagement und Abrechnung
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