Mit über 100 Mitarbeitern ist die FJD Information Technologies AG aus Kirchheim ein etablierter Spezialist für die Digitalisierung behördlicher Antragsverfahren. 1993 gegründet, berät das Unternehmen Bundes- und Landesministerien, Kommunen und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung und realisiert Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor.
4 Wochen
Migrationsprojekt innerhalb 4 Wochen abgeschlossen
20 %
20 % Kostenersparnis der Cloud im Vergleich Server (TCO)
Always up
Keine Downtime während der Migration
Langlebig
Zukunftssicherheit durch proaktive Projektsteuerung
Ausgangslage
Im Februar 2021 kündigte Atlassian an, seine selbstverwalteten Server-Produkte zu Mitte Februar 2024 einzustellen („End of Life“). Hierdurch stand die FJD AG vor der Herausforderung, die eingesetzten Produkte Confluence, Jira Software und Jira Service Management (JSM) vom Server in die Cloud zu migrieren. Bereits seit Mitte Februar 2022 ist es außerdem nicht mehr möglich, weitere User-Stufen für die Atlassian Server-Produkte und -Apps zu erwerben. Das System konnte also nicht mehr wachsen, was einen zusätzlichen Zeitdruck auf die Cloud-Migration ausübte.
Aufgrund der Deadline und in Kombination mit der begrenzten Verfügbarkeit der internen Mitarbeiter, entschied sich die FJD dazu, die Migration in Zusammenarbeit mit der codecentric AG durchzuführen. Ziel war es, eine fristgerechte, sichere Migration ohne Störung des laufenden Betriebs umzusetzen.
Lösung
Für einen reibungslosen Projektablauf der Migration in die Cloud wurden mit dem Kunden von Beginn an die genauen Anforderungen abgestimmt. Auf die initiale Abstimmung folgte die Assessment-Phase, in der die bereitgestellten Atlassian-Tools und ihre Konfigurationsobjekte untersucht wurden. Ziel hierbei war es, die Migrierbarkeit der Applikationen zu bewerten und eventuelle Alternativen für jene Objekte bereitzustellen, die nicht migriert werden konnten. Die Migrationsobjekte wurden in einer Übersicht zusammengefasst und anschließend mit Prioritäten und Aufwandsabschätzungen versehen.
Nach der Analyse des bereitgestellten Atlassian Stacks erstellte codecentric einen strukturierten Projektplan, dessen einzelne Phasen und Zuständigkeiten gemeinsam mit der FJD abgearbeitet wurden. Ebenfalls im Umfang des Projektes enthalten waren Support-Leistungen nach der Migration und die Befähigung der Nutzer in der neuen Cloud-Umgebung.
Die Vorbereitung und Planung der Migration betrug insgesamt vier Wochen. Alle Anforderungen, die im Migrationsplan festgehalten wurden, koordinierte codecentric in enger Zusammenarbeit mit der FJD AG. Des Weiteren wurden die Nutzer über den Status der Migration stets auf dem Laufenden gehalten.
Ergebnis
Durch die schnelle und zeitnahe Migration von Confluence, Jira und JSM sowie weiterer, für die Geschäftsprozesse von FJD essenzielle Apps, konnten die gewünschten Anforderungen realisiert werden. Nach knapp einem Monat Beratungszeit fand im Mai 2022 die Migration von Confluence, Jira und JSM Data Center in die Cloud statt.
Die enge Zusammenarbeit von FJD und codecentric ermöglichte es, die Datenmigration innerhalb von 24 Stunden über das Wochenende, also außerhalb der Servicezeiten, durchzuführen. Eine Downtime war nicht erforderlich; der produktive Betrieb wurde nicht gestört. Die alte Instanz wurde am Freitag zum Geschäftsschluss abgestellt, während die neue Instanz am Montagmorgen vor Betriebsbeginn live ging. So wurde ein reibungsloser Übergaben auf die neue Umgebung ermöglicht.
Das Projekt „Atlassian Cloud Migration” wurde mit einer Retrospektive beendet. Hierbei konnte sowohl FJD als auch codecentric wertvolle Learnings für zukünftige Projekte aufarbeiten. Die gute Kooperation sowie die transparente Kommunikation wurde von beiden Parteien sehr geschätzt.
Es hat großen Spaß gemacht, zusammen mit codecentric die für uns wichtige Migration an einem Wochenende über die Bühne gebracht zu haben. Die User haben von der Umstellung eigentlich nichts mitbekommen.
Mario Heinl
Teamleader Helpdesk & Backoffice; Softwareentwicklung & Technik bei FJD Information Technologies AG
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